Article rédigé par notre partenaire Thierry Colin – EKIPEA
Votre CSE envisage de s’équiper d’un logiciel spécialisé pour les CSE. Est-ce une bonne idée ? est-ce indispensable ? et surtout quelles sont les types de solutions proposées sur le marché et comment choisir ? Les prestataires vous parlent de plateformes et de logiciels 100% intégrés. OK, mais que peut-on en attendre ?
Les logiciels de CSE ont largement évolué ces derniers années dans une logique de proposer aux élus de CSE une solution globale alliant différents domaines comme la gestion et la comptabilité évidemment ; mais aussi la communication et un accès à des offres de Billetterie voire de chèques cadeaux.
De nombreux acteurs historiques proposent des solutions sérieuses en termes de logiciel (ProwebCE, Kalidea, Comiteo, DeltaCE, Couleur CE…) mais il convient d’être vigilant sur le service proposé, et surtout de bien avoir conscience que le déploiement et l’utilisation de ces logiciels n’est pas aussi aisé qu’il n’y parait. Certains acteurs ont compris cette difficulté et tentent d’y répondre.
Nous avons repéré pour vous le nouveau concept de « logiciel CSE partagé » actuellement proposé par la société EKIPEA. L’approche est innovante et au-delà de la plateforme logicielle, il s’agit d’un véritable service avec un gestionnaire dédié au CSE pour s’occuper de toutes les tâches de gestion fastidieuses et chronophage. Si les solutions traditionnelles sont nombreuses sur le marché, nous vous invitons à rester vigilant sur les acteurs qui se sont créés récemment pour proposer des plateformes de Billetterie … agrémentées de fonctionnalités de gestion et compta qui peuvent convenir mais uniquement pour des besoins simples et des comptabilités légères.
Alors, plutôt que d’étudier différentes offres de solutions similaires, nous vous conseillons d’analyser une offre de chaque type pour en cerner les tenants et les aboutissants. Une fois vos orientations définies et validées, il est toujours conseillé d’étudier différentes offres pour faire marcher le concurrence.
Mais avant cela, quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion CSE ?
Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion CSE intégré
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion CSE intégré ? Il s’agit d’un logiciel qui a été conçu spécifiquement pour les CSE. Par exemple, un logiciel de gestion généraliste gère rarement les enfants ou les fiches d’imposition de ses clients … ce qui est pourtant indispensable pour un CSE.
Ces logiciels sont tous conçus sur le même modèle et s’appuie avant tout sur une gestion du fichier des bénéficiaires (Ouvrants droits et ayants droits). Ils proposent une gestion des activités sociales et culturelles (les ASC) intégrée à une comptabilité spécifique aux CSE ; et notamment en assurant la séparation des deux budgets AEP et ASC.
Les fonctionnalités de gestion sont plus ou moins avancées selon les solutions et les éditeurs, mais on retrouve :
La gestion des bénéficiaires du CSE
- Nom, prénom, adresse postale, mail personnel et professionnel, situation familiale, …
- Gestion des ayants droits : conjoint, enfants, externes.
- Informations professionnelles : matricule, métier, site d’affectation, date d’embauche (ancienneté), contrat de travail, catégorie,
- Critères sociaux tels que le QF ou une tranche de revenus,
Certaines plateformes proposent une interface d’import et de mise à jour de ce fichier sur la base par exemple d’une extraction régulière des données fournie par la DRH.
La gestion des ACS (Activités Sociales et Culturelles)
Les logiciels de CSE sont en général très paramétrables pour s’adapter à la politique d’action sociale et aux règles de chaque CSE, notamment en matière de subvention et de droits d’accès aux activités.
Ces paramétrages sont souvent complexes et il est important de s’assurer de votre capacité à les réaliser, moyennant une formation bien évidemment. Les prestataires peuvent vous y aider. A noter que dans la solution proposée par EKIPEA, tout le paramétrage initial, mais aussi au fil des évolutions des ASC, est assuré par un « Coékipier » ; en quelle sorte l’assistant administratif des élus.
Dans tous les cas, il convient de s’assurer que le niveau de paramétrage de la plateforme répond à vos besoins. Voilà quelques points clés à vérifier :
- Paramétrage par type d’activités et par modes de fonctionnement :
- Vente comptoir avec gestion du stock (billetterie, commandes groupées, chèques vacances, CESU, …),
- activité de groupe avec (sorties ou voyages) pré-inscription des salariés et validation par le CSE dans un second temps,
- gestion des linéaires et allotements pour les mobil-home par exemple,
- bricothèque avec mise à disposition de matériel en libre-service,
- médiathèque,
- …
- Prise en compte des règles de gestion de votre CSE :
- accessibilité : l’objectif est de pouvoir paramétrer des règles pour définir qui a le droit de bénéficier de telle ou telle activité selon les critères définis sur les bénéficiaires. Par exemple « seuls les CDI de plus de 6 mois d’ancienneté peuvent bénéficier des chèques vacances ».
N’oubliez que ces règles doivent être vérifiées dans le logiciel (en mode back Office) mais aussi en ligne si vous optez pour du service en ligne (prise de commande, inscription, …). - subvention : dans les CSE, elle peut être fixe (ne pas dépendre du bénéficiaire) ou variable selon un critère social. Vérifiez bien vos attentes en la matière. A noter que les chèques vacances sont obligatoirement soumis à un critère social pour être exonérés de cotisations sociales.
- quotas : comme, par exemple 2 billets de cinéma par mois, plus un par enfant à charge de plus de 3 ans. Si vous avez des règles de quotas complexes, vérifiez bien que le logiciel qu’on vous propose sache les gérer. NB : le passage à un logiciel peut aussi être l’occasion de « nettoyer » et simplifier vos règles.
- plafonds de subvention, également appelés « enveloppe » dans les logiciels : par exemple un plafond de 200€ par an et par ayant droit pour le remboursement des activités sportives et culturelles (remboursées à un taux de 30% applicable sur le montant de la facture présentée).
- Paramétrage des tarifs et surtout des modes de paiements acceptés par le CSE : chèques, espèces, CB, TPE, virement SEPA, prélèvement SEPA (avec échéancier par exemple), Paiement par CB en ligne, Chèques vacances, …
Pour les virements et prélèvements, assurez-vous bien que la solution que vous envisagez est en mesure de générer les fichiers SEPA. Dans la solution EKIPEA, par exemple, c’est le « Coékipier » qui prépare ces fichiers pour vous.
Ces logiciels proposent donc différents modules de gestion :
- Achats fournisseurs : gestion des commandes, facturation, stock,
- Ventes au salariés avec possibilité selon les cas de gérer en mode pré-inscription avec Workflow de validation, gestion des livraisons, des encaissements et des stocks,
- Gestion des stocks : mouvements de stocks, alerte sur stock minimum, gestion des réservations, inventaires, …
- Et enfin statistiques diverses et exploitation des données de votre système d’information.
A vous d’analyser les points forts et points faibles de telle ou telle solution selon vos besoins réels.
Le module Comptabilité
Avant tout : attention à vos obligations comptables !
Nous vous rappelons que si votre CSE dépasse les 153 000 € de budget (cumul des subventions ASC et AEP – œuvres sociales plus budget de fonctionnement), vous avez alors une double obligation :
- tenir une comptabilité d’engagement. Sans trop entrer dans la technique comptable, dans une comptabilité d’engagement vous devez comptabiliser vos pièces en deux étapes : la constatation de la charge ou du produit (facture), puis le règlement (encaissement ou décaissement). Les charges et produits doivent impérativement être affectés dans l’exercice auxquels ils se rapportent. Par exemple, la régularisation du reliquat de subvention qui arrive en janvier 2023 doit être passée en OD au 31/12/2022 comme un Produit à Recevoir. Ainsi, le reliquat sera bien comptabilisé et pris en compte dans le compte de résultat 2022. Il sera en plus inscrit à l’actif du bilan dans la rubriques des autres créances.
- faire réviser vos comptes par un Expert-Comptable. Seul un Expert-Comptable agréé et inscrit à l’ordre peut établir vos comptes et fournir une attestation qui garantit qu’ils sont sincères et véritables.
Les équipes du Cabinet ROSTAING se tiennent à votre disposition pour vous proposer cette prestation.
A noter au niveau du Cabinet, que nous travaillons avec tous les logiciels du marché, y compris avec la solution EKIPEA où nous pouvons assurer la prestation de révision de vos comptes.
En revanche, si vous êtes en en dessous de ce seuil des 153 000€ de budget, une comptabilité simple (recettes / dépenses) est acceptée. Les écritures sont alors comptabilisées à leur date réelle d’encaissement ou de décaissement.
Les fonctionnalités nécessaires dans votre module de comptabilité
Une solution de comptabilité pour les CSE digne de ce nom se doit d’assurer la séparation des deux budgets : Fonctionnement (AEP) et Social (ASC).
Attention : cela va sans dire, mais encore mieux en le disant, ce n’est pas le cas dans les logiciels de comptabilité généralistes pour les entreprises (type SAGE, CIEL Compta, ou encore EBP). Ces logiciels ne respectent pas également la présentation normalisée par l’ANC pour les états comptables (compte de résultat et bilan). Vous pouvez télécharger les documents de l’ANC en cliquant ici.
Attention également au plan comptable spécifique aux CSE qui a été défini et validé par l’Ordre des Experts Comptables.
Un point de vigilance également au moment de faire votre choix : la prise en compte des moyens de paiement et la gestion des bordereaux (chèques, TPE, SEPA, …).
Et enfin toutes les fonctionnalités indispensables dans une comptabilité :
- rapprochement bancaire,
- lettrages des comptes clients et fournisseurs,
- états comptables : Grand Livre, Balance, journaux,
- clôture comptable et établissement du compte de résultat et du bilan.
Nous vous conseillons également d’écarter toute solution qui ne comporte pas une comptabilité analytique et un module de suivi budgétaire. Car ces outils sont indispensables pour une gestion efficace du CSE ; le tableau de bord budgétaire constituant un véritable outil de décision et de pilotage lors des réunions préparatoire ou pleinières.
Nous avons apprécié dans la solution EKIPEA le fait que cette gestion budgétaire est assurée conjointement entre le CSE et le « Coékipier ». Evidemment les choix budgétaires sont, et restent, la prérogatives du CSE, mais se faire accompagner dans la démarche pour consolider des chiffres, étudier les impacts de telle ou telle décision est très intéressant.
Comptabilité intégrée
Le terme de comptabilité intégrée est utilisé dès lors qu’une action réalisée dans les modules de gestion génère automatiquement les écritures comptables associées. L’exemple classique reste la saisie d’une vente de billetterie au comptoir. Le logiciel va alors générer les écritures comptables. Attention à bien vous assurer qu’il génère les écritures de facturation (D411 / C7) puis de règlement (C411 / D5) si vous êtes dans l’obligation de tenir une compta d’engagement.
Mais évidemment n’est pas le seul modèle. Nous constatons que de nombreux CSE gèrent leurs activités dans des logiciels voire vous Excel, et tiennent leur comptabilité à part dans un logiciel de compta, ou par l’intermédiaire d’un Expert-Comptable. Le logiciel utilisé pour la gestion peut même générer des écritures qui seront importées dans la compta.
Dans ce modèle, une fois l’écriture exportée dans la comptabilité, elle n’a plus de lien avec les éléments qui ont conduits à sa génération. En d’autres termes, la « partie gestion » et la partie compta » ne se connaissent pas.
Alors qu’au contraire, dans une solution intégrée, la gestion et la comptabilité restent étroitement liés. Par exemple, la suppression d’un règlement client dans la compta impacte le statut de la facture en amont qui redevient non soldée.
Une solution de gestion et de compta intégrée est évidemment beaucoup plus simple ; et c’est la garantie d’une cohérence des données entre la gestion et la compta. Dans tous les cas, nous ne pouvons que conseiller ce type de solution.
Alors, que trouve-t-on sur le marché ?
Tous les éditeurs sont sur un modèle intégré et hébergé (« in the cloud »). S’il reste quelques petits éditeurs en logiciel « PC » (mode off line), ils sont voués à disparaître car les enjeux des solutions « on line » sont aussi et surtout de proposer des services en lignes pour les salariés : réservation, inscription, commande et même paiement en ligne sur le Site internet du CSE et/ou sur une application mobile.
Comme précisé en début de cet article, les logiciels généralistes de comptabilité d’entreprise ne sont pas adaptés aux CSE car ils ne permettent pas de gérer cette séparation des deux budgets ; et surtout, ils ne respectent pas les normes de présentation définis par l’ANC pour les CSE (Autorité des Normes Comptables).
Ils sont également plus complexes par nature car ils intègrent de nombreuse fonctionnalités dans les CSE n’ont pas besoin ; par exemple la TVA, la fiscalité ou encore des notions de Valeur Ajoutée ou de Marge brute.
Si cela fait déjà plusieurs décennies que l’on parle d’intégration comptabilité et gestion, les éditeurs proposent depuis plusieurs années des solutions complètes intégrant également la communication, mais aussi l’accès à des services d’e-billetterie et de chèques cadeaux dématérialisés.
De nouveaux acteurs vont jusqu’à dématérialiser totalement les avantages aux salariés directement via des Cartes Bancaires. Attention toutefois aux règles URSSAF mais à ce qu’il advient des sommes versées en cas de non-utilisation par vos salariés dans le délais imparti.
Toutes ces solutions et innovations technologiques sont complexes à déployer et à utiliser au quotidien. Et notre présence auprès de nombreux CSE, nous a permis de bien identifier un besoin de plus en plus fort de service et d’accompagnement pour les élus.
Le modèle hybride « logiciel / service » proposé par EKIPEA
Et c’est précisément dans ce cadre que nous avons été sensible à la solution « hybride » proposée par EKIPEA qui peut répondre à la fois à tous les enjeux décrits ci-dessus mais aussi à un réel besoin d’être accompagné. Ainsi on parle plus de « plateforme de travail collaborative » où les élus, le prestataire (le « Coékipier » dans le vocabulaire EKIPEA) et l’Expert-Comptable travaillent ensemble au quotidien sur un même outil.
Le Coékipier est un véritable « salarié administratif externalisé du CSE ». Dédié au CSE, il est tout à la fois le bras droit, le conseiller et l’assistant des élus, et assure toutes les tâches chronophages et complexes de back office : paramétrage des activités, préparation des fichiers de commandes auprès de vos fournisseurs (ANCV, CESU, Commandes groupées), préparation des fichiers SEPA prélèvement/virement, pré-saisie de la comptabilité, rapprochement bancaire, lettrage, et préparation des travaux pour l’Expert-Comptable.
Avec cette solution proposée par EKIPEA, le logiciel n’est plus une fin en soi mais un moyen de travailler ensemble sur une plateforme entre les élus, le prestataire et l’Expert-Comptable.
A noter évidemment que notre cabinet peut parfaitement jouer le rôle de l’Expert-Comptable partenaire dans la solution EKIPEA
Evidemment la solution propose également des outils de communication et de services en ligne avec les salariés : une application mobile « PocKet’CE » et très prochainement une interface WEB (février 2023).
Enfin, et c’est aussi un point à considérer au moment de faire votre choix, EKIPEA propose une solution de e-Billetterie là encore assez innovante. Vos salariés vont retrouver les catalogues d’e-Billets proposés par ReducCE directement dans leur appli ou site. EKIPEA s’est donc chargée de faire venir la billetterie dans l’application du CSE. Ainsi vos salariés ont un point d’accès unique au CSE.
A noter qu’EKIPEA propose également un module permettant aux élus de commander les e-Billets via le logiciel de gestion pour les salariés qui ne serait pas à l’aise avec les outils et le paiement en ligne, ou pour les CSE qui souhaitent avant tout garder le lien social lors des permanences.
N’hésitez pas à nous solliciter pour une mise en relation avec EKIPEA le cas échéant. Mais vous pouvez également les contacter directement sur leur site www.ekipea.fr
N’oubliez pas de préciser que vous venez de notre part, vous aurez un petit cadeau de bienvenue !
Notre contact chez EKIPEA :
Thierry COLIN
Président Fondateur
thierry.colin@ekipea.fr – 03 72 33 03 12